Na magazynie wystarczy pomylić dwa podobne opakowania, by kompletacja zamówienia, przyjęcie dostawy i późniejsza sprzedaż zaczęły się rozjeżdżać. Numer GTIN porządkuje ten problem, bo jednoznacznie wskazuje konkretny produkt lub usługę w całym łańcuchu dostaw. Wyjaśniam, jak działa ten identyfikator, czym różnią się jego formaty, jak sprawdzić poprawność oznaczenia i gdzie przebiega granica między GTIN a numerem logistycznym.
Jedno oznaczenie porządkuje dane o produkcie w handlu i transporcie
- GTIN identyfikuje jednostkę handlową, czyli produkt, opakowanie zbiorcze albo usługę możliwą do zamówienia, wyceny lub zafakturowania.
- GTIN-13 jest najczęściej spotykanym formatem w Polsce, a GTIN-14 służy głównie do oznaczania opakowań zbiorczych.
- Kod EAN nie jest tym samym co numer GTIN. GTIN to numer, a EAN-13 to jeden ze sposobów przedstawienia go w kodzie kreskowym.
- Każdy wariant produktu, na przykład inna gramatura, smak lub liczba sztuk, powinien mieć własne oznaczenie.
- SSCC identyfikuje paletę lub konkretną jednostkę logistyczną, dlatego nie zastępuje numeru produktu.
Co dokładnie oznacza identyfikator GTIN
GTIN to skrót od Global Trade Item Number, czyli Globalnego Numeru Jednostki Handlowej. W systemie GS1 wskazuje on konkretną jednostkę handlową, która może być wyceniana, zamawiana lub fakturowana. Może nią być pojedynczy kosmetyk, karton z identycznymi produktami, książka, część zamienna, a w określonych przypadkach także usługa.
Najważniejsza zasada jest prosta: numer nie opisuje całej firmy ani kategorii towaru. Przypisuje się go do określonego produktu w określonej wersji. Butelka szamponu o pojemności 250 ml i taka sama butelka o pojemności 500 ml to dwa różne produkty z punktu widzenia identyfikacji.
Sam ciąg cyfr nie zawiera pełnej specyfikacji towaru. Nie odczytamy z niego automatycznie ceny, kraju produkcji, składu ani daty ważności. GTIN działa jak klucz do bazy danych, w której system magazynowy, kasa, platforma sprzedażowa lub partner handlowy odnajduje właściwe informacje.
W Polsce numery są nadawane w ramach systemu GS1 przez GS1 Polska. Prefiks zaczynający się od 590 nie potwierdza polskiego pochodzenia produktu. Wskazuje organizację GS1, w której przydzielono numer, a nie miejsce produkcji towaru.
GTIN-8, GTIN-13 i GTIN-14 czyli który format wybrać
Rodzina GTIN obejmuje cztery podstawowe długości. Format zależy od rodzaju jednostki, rynku i sposobu sprzedaży. Dla polskiej firmy najczęściej istotne będą GTIN-13 oraz GTIN-14, natomiast GTIN-8 stosuje się w przypadku bardzo małych produktów.
| Format | Typowe zastosowanie | Przykład wykorzystania |
|---|---|---|
| GTIN-8 | Bardzo małe produkty | Drobny kosmetyk lub małe akcesorium, na którego opakowaniu nie mieści się EAN-13 |
| GTIN-12 | Rynek Stanów Zjednoczonych i Kanady | Produkty oznaczane symbolem UPC |
| GTIN-13 | Produkty detaliczne w Europie | Pojedyncza paczka kawy, książka, elektronarzędzie |
| GTIN-14 | Jednorodne opakowania zbiorcze | Karton zawierający 12 identycznych słoików lub zgrzewka tego samego napoju |
GTIN-13 ma 13 cyfr, w tym cyfrę kontrolną. Przykładowy zapis może wyglądać tak: 5901234560009. Ostatnia cyfra nie opisuje produktu, lecz pozwala systemowi sprawdzić, czy numer został poprawnie zapisany lub zeskanowany.
GTIN-14 często tworzy się na bazie numeru GTIN-13 produktu znajdującego się w opakowaniu zbiorczym. Trzeba jednak pamiętać, że karton przeznaczony do sprzedaży detalicznej może wymagać innego podejścia niż karton używany wyłącznie w transporcie. W praktyce nie należy samodzielnie dopisywać cyfry do istniejącego kodu bez sprawdzenia zasad GS1 i wymagań odbiorcy.
EAN-13 to kod kreskowy, w którym zwykle zapisany jest numer GTIN-13. Numer można przechowywać również w systemie informatycznym bez postaci graficznej. To rozróżnienie ma znaczenie, gdy operator logistyczny prosi o „EAN”, ale tak naprawdę potrzebuje numeru identyfikacyjnego w pliku produktowym.
Jak uzyskać, sprawdzić i poprawnie wykorzystać oznaczenie
Firma, która wprowadza własne produkty do sprzedaży, powinna przystąpić do systemu GS1 i uzyskać prawo do tworzenia identyfikatorów. Numeru nie powinno się kopiować z podobnego produktu ani kupować z przypadkowej bazy internetowej. Unikalność i prawo do użycia są ważniejsze niż sam wygląd kodu kreskowego.
Proces można uporządkować w kilku krokach:
- Określ, jakie jednostki będą identyfikowane: produkt detaliczny, opakowanie zbiorcze czy jednostka logistyczna.
- Ustal, które cechy powodują powstanie nowego wariantu, na przykład masa, objętość, smak, kolor lub liczba sztuk.
- Uzyskaj prefiks firmy i przydziel numery poszczególnym jednostkom zgodnie z zasadami GS1.
- Wylicz cyfrę kontrolną albo pozwól, by zrobiło to używane oprogramowanie.
- Wygeneruj właściwy symbol, np. EAN-13 lub ITF-14, i przetestuj jego jakość przed drukiem dużej partii opakowań.
- Wprowadź ten sam numer do ERP, WMS, sklepu internetowego, dokumentów handlowych i plików dla partnerów.
Do sprawdzenia numeru można użyć wyszukiwarki eProdukty GS1 Polska. Narzędzie może potwierdzić poprawność numeru i podmiot uprawniony do jego używania, a dla części produktów pokazuje także dane przekazane przez producenta lub właściciela marki.
To jednak nie oznacza, że każdy znaleziony numer opisze pełną kartę produktu. Brak zdjęcia, parametrów albo aktualnego opisu może wynikać z nieuzupełnionej bazy, a nie z nieważności identyfikatora. Przy wdrożeniu magazynowym najlepiej sprawdzić jednocześnie numer, symbol kreskowy i zgodność danych w systemie źródłowym.
Jak GTIN działa w magazynie i podczas transportu
[search_image]etykieta logistyczna GS1-128 paleta kod kreskowy GTIN SSCC magazyn
Na poziomie operacyjnym GTIN pozwala połączyć fizyczny towar z informacją cyfrową. Pracownik skanuje opakowanie, a system rozpoznaje produkt, jego jednostkę miary i właściwy indeks magazynowy. Dzięki temu przyjęcie dostawy, kompletacja oraz kontrola wydań nie muszą opierać się na ręcznym przepisywaniu nazw.
Trzeba jednak odróżnić produkt od przesyłki. GTIN mówi, co znajduje się w opakowaniu, natomiast SSCC, czyli Seryjny Numer Jednostki Logistycznej, identyfikuje konkretną paletę, karton lub inną jednostkę transportową. Jedna paleta może zawierać produkty o różnych GTIN-ach, ale sama ma jeden niepowtarzalny numer SSCC.
| Identyfikator zastosowania | Informacja w kodzie | Znaczenie w logistyce |
|---|---|---|
| (00) | SSCC | Rozpoznanie konkretnej palety, paczki lub jednostki logistycznej |
| (01) | GTIN jednostki handlowej | Wskazanie produktu lub opakowania, którego dotyczy etykieta |
| (02) | GTIN produktów zawartych w jednostce logistycznej | Opis zawartości palety lub opakowania, gdy najwyższy poziom zawartości jest jednorodny |
| (10) | Numer partii | Śledzenie partii produkcyjnej i obsługa wycofań |
| (17) | Data ważności | Kontrola terminów przyjęcia, składowania i wydania |
Te dane często są zapisywane w kodzie GS1-128. Jedno skanowanie może przekazać numer produktu, partię, termin ważności i identyfikator palety. Z mojego doświadczenia wynika, że największą oszczędność daje nie sam kod kreskowy, lecz spójne połączenie etykiety z WMS-em i dokumentem dostawy.
Jeżeli paleta zawiera wyłącznie identyczne kartony, można opisać jej zawartość odpowiednim GTIN-em. Przy mieszanej palecie ważniejszy będzie SSCC oraz elektroniczna informacja o tym, jakie produkty i ilości znajdują się wewnątrz.
Kiedy trzeba nadać nowy numer produktu
Numer powinien pozostać niezmienny tak długo, jak długo produkt jest dla odbiorcy tą samą jednostką handlową. Zmiana grafiki opakowania nie zawsze wymaga nowego oznaczenia, ale zmiana wpływająca na decyzję zakupową lub proces logistyczny już często tak.
Nowy GTIN zwykle będzie potrzebny, gdy zmienia się:
- ilość produktu, np. 6 sztuk zamiast 12;
- masa lub objętość, np. 500 g zamiast 450 g;
- smak, kolor, rozmiar albo model;
- zawartość zestawu lub konfiguracja urządzenia;
- opakowanie zbiorcze, jeśli zmienia się liczba jednostek wewnątrz;
- cecha mająca znaczenie dla zgodności, bezpieczeństwa, deklaracji lub obsługi sprzedaży.
Przykład jest praktyczny. Producent sprzedaje detergent w butelce 750 ml oraz w promocyjnym dwupaku. To nie jest jeden produkt w dwóch opakowaniach, lecz dwie jednostki handlowe, które powinny być osobno rozpoznawane przy zamówieniu i fakturowaniu.
Najczęstszy błąd polega na używaniu numeru pojedynczej sztuki dla całego kartonu. Magazyn może wtedy przyjąć 10 kartonów jako 10 sztuk albo odwrotnie. Dlatego przed wdrożeniem trzeba ustalić hierarchię opakowań i przechowywać w systemie informację, ile sztuk detalicznych zawiera opakowanie zbiorcze.
Błędy, które psują identyfikację w łańcuchu dostaw
Najwięcej problemów nie wynika z samego standardu, tylko z niespójnych danych. Ten sam produkt bywa wpisany w jednym systemie z zerem na początku, w innym bez niego, a na etykiecie pojawia się jeszcze inny wariant kodu. GTIN należy przechowywać jako tekst, nie jako liczbę, aby nie zgubić początkowych zer.
Przed uruchomieniem procesu sprawdzam przede wszystkim:
- czy numer ma właściwą długość i poprawną cyfrę kontrolną;
- czy kod na opakowaniu odpowiada numerowi w pliku produktowym;
- czy skaner odczytuje symbol z realnej etykiety, a nie tylko z grafiki na ekranie;
- czy warianty produktu nie zostały połączone pod jednym numerem;
- czy kartony i palety mają prawidłową strukturę oznaczeń;
- czy zmiana numeru została przekazana wszystkim odbiorcom i operatorom logistycznym.
Nie należy też wyciągać z numeru wniosku, że produkt jest polski, oryginalny albo dobrej jakości. GTIN potwierdza identyfikację w systemie, ale nie jest certyfikatem jakości ani dowodem miejsca produkcji. Weryfikacja dostawcy, dokumentów i parametrów to osobne zadania.
Problemem bywa również mylenie identyfikatora produktu z numerem SKU. SKU to wewnętrzny indeks nadawany przez konkretny sklep lub magazyn, a GTIN ma działać między różnymi firmami. Jeden produkt może więc mieć jeden GTIN i wiele różnych SKU u poszczególnych sprzedawców.
Co uporządkować przed pierwszym skanowaniem dostawy
Najlepszy efekt daje krótka karta zasad dla zespołu. Powinna wskazywać, który identyfikator opisuje produkt, który opakowanie zbiorcze, a który konkretną przesyłkę. Taki dokument ogranicza pomyłki bardziej niż samo kupienie nowego skanera.
Przed rozpoczęciem pracy przygotowałbym jeden rejestr główny zawierający GTIN, nazwę wariantu, jednostkę miary, liczbę sztuk w kartonie, sposób pakowania, wymiary oraz dane wymagane przez przewoźnika. Każda zmiana produktu powinna przejść przez kontrolę danych i test skanowania.
GTIN nie rozwiąże problemów z logistyką samodzielnie. Działa wtedy, gdy numer na opakowaniu, dane w systemie, dokument dostawy i reguły obsługi magazynu wskazują dokładnie ten sam towar. Właśnie ta spójność decyduje o tym, czy identyfikacja stanie się realnym usprawnieniem, czy tylko kolejnym kodem na etykiecie.
